Hoje vamos falar de um assunto um pouco mais específico e que em grande parte dos projetos não é gerido 100% pelo gerente de projeto nas empresas, vamos falar de aquisições em projetos.
O que seria exatamente uma aquisição em um projeto? Seria o processo de compra de uma ferramenta para entrega do projeto, por exemplo, a compra de uma prensa para entregar uma peça que será parte essencial do projeto.
Como todas as demais partes de um projeto o PMBOK propõe boas práticas para o gerenciamento das aquisições em um projeto, boas práticas essas que vamos descrever aqui.
Primeiramente, o processo de aquisição de algo em um projeto é dividido de forma macro em quatro etapas:
- solicitação de informações
- solicitação de cotação
- solicitação e propostas
- convite para licitação
Isso quer dizer que tudo começa com o processo de buscar informações sobre o que se pretende comprar, entender aplicações, depois você verifica o custo do que quer comprar, na sequência tem a análise das propostas feitas até de fato chegar ao processo formal de orçamento do que precisa com um fornecedor.
Além das etapas de aquisição vale mencionar os tipos de contratos que normalmente existem no mercado, sendo estes: preço fixo, custos reembolsáveis e tempo/material.
O tipo preço fixo ocorre quando você, comprador, sabe exatamente o que quer comprar, tem especificação detalhada do que está comprando. O segundo tipo, reembolsável, é usado quando você não sabe especificar por completo o trabalho a ser feito. O terceiro tipo, tempo/material é normalmente relacionado quando você não sabe o que precisa, ou quando você não tem tempo para fazer uma especificação detalhada ou por fim quando o trabalho é temporário.
Normalmente em projetos utiliza-se mais o primeiro e segundo tipos.
Os tipos de aquisição são subdivididos com base no nível de risco que o comprador e o fornecedor aceitam tomar.
Dentro de preço fixo temos:
- preço fixo garantido (PFG)
- preço fixo + remuneração de incentivo (PFRI)
- preço fixo com ajuste econômico de preço (PF+EAP)
Por sua vez, dentro de custos reembolsáveis temos:
- custo mais remuneração fixa (CMRF)
- custo mais remuneração percentual de custo (CMRPC)
- custo mais remuneração de incentivo (CMRI)
- custo mais remuneração concedida (CMRC)
E para tempo e material não temos subdivisões.
A forma mais simples de mostrar como os tipos e suas subdivisões se comportam em relação ao risco fornecedor, comprador é o gráfico abaixo:
Conforme você caminha para a direita, o risco fornecedor aumenta e o comprador diminuiu e o inverso para o lado esquerdo.
Se pudéssemos transformar o gerenciamento das aquisições em um processo, o mesmo poderia ser descrito por:
- plano de gerenciamento
- execução das aquisições
- monitoramento e controle das aquisições:
- análise de desempenho das aquisições
- administração das reivindicações
- inspeções e auditorias
- sistemas de controle de mudanças no contrato
- encerramento das aquisições:
- auditoria das aquisições
- negociação final das aquisições
- sistema de gerenciamento de registros
A ideia desse post era compartilhar com vocês um assunto não muito discutido dentro de gestão de projetos, porém que pode ser útil para a sua situação!
Espero que tenham gostado um abraço e até a próxima.