Fala pessoal, tudo bem? Hoje vamos abordar um pouco sobre comunicação (formas e dimensões) no ambiente de projeto e também abordar o tópico de planejamento do gerenciamento da comunicação em um projeto.
De forma simples, dentro de um projeto ocorrem 3 formas de comunicação:
1 – Bottom-up
2 – Side to Side
3 – Top Down
A bottom-up é a comunicação para níveis superiores ao seu (para os executivos da empresa). Nessa comunicação não se deve levar muitos detalhes dos projeto, porém deve destacar questões importantes e informar sobre os riscos e performance de execução (se está em linha ou não com o plano do projeto).
Side to side, é a conversa entre pares. Nesse tipo de conversa você desenvolve suas habilidades interpessoais e troca figurinha sobre aprendizados e macetes de outros projetos.
A última forma de comunicação praticada é a top down, usada unicamente para a delegação de atividades, geralmente é utilizada com o time de projeto.
PAUSA!! Não confunda forma com liderança hein… aqui o assunto é formas! Não quer dizer que como gerente de projetos você só deva utilizar a forma top down com o time de projetos..
Além de formas, a comunicação em um projeto tem dimensões. As mais usuais são:
Interna – Externa: dentro do projeto – fora do projeto
Formal – Informal: relatórios, procedimentos – e-mails, memorandos
Oficial – Não oficial: boletins, relatórios anuais – comunicações confidenciais
Vertical – Horizontal: com diretoria – com pares
Verbal – Não Verbal: fala e escrita – linguagem corporal
Saber em que dimensão a comunicação está ocorrendo ou deve ocorrer, é fundamental para se medir o que e como falar.
Por fim independente da forma e da dimensão, a comunicação é baseada na sua capacidade de se comunicar, e para ser um bom comunicador você precisa de alguma características marcantes, algumas delas são:
- escutar ativamente (de fato absorver e refletir o que o outro está falando)
- perguntar
- saber ensinar (ser didático conta muito para garantir a transferência de informação)
- saber gerenciar expectativa (essa aqui é o jeito bonito de dizer – controlar as partes interessadas no projeto)
- persuasão
- motivação
- negociação
- raciocínio crítico
- capacidade de resolver conflitos
- e ter uma capacidade de sintetizar as coisas (resumir, recapitular e definir próximos passos)
Planejar o Gerenciamento das Comunicações
Esta etapa no projeto tem o objetivo de desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de comunicação do projeto. Isto deve ser feito com base nas necessidades de informação e requisitos das partes interessadas; também deve-se levar em conta os ativos organizacionais disponíveis.
Isso quer dizer que deve definir quando usar uma comunicação ativa (e-mail) ou passiva (tarefas em intranet).Ter claro a função de uma reunião (para quem tem dúvida, reuniões são para tomar uma decisão, propor soluções que necessitam de avaliação multifuncional e deve ser evitada para dar reportes) e quando utilizá-las.
Dentro do gerenciamento das comunicações, você como gerente de projetos deve definir como vai criar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar e dispor as informações do seu projeto. Além disso, deve definir como irá controlar essa informação ao longo de todo o ciclo de vida do projeto de modo que as partes interessadas do projeto sempre se sintam atendidas.
Acreditem, comunicação é a parte mais difícil de todo e qualquer projeto!
É muito difícil atender as necessidades de todas as partes interessadas, até porque cada uma necessita de um tipo de comunicação (ponto importante para lembrar porque fazer o mapeamento das partes interessadas!), contudo “gastar” um tempo pensando em como você irá fazer isso no projeto é condição mandatória para o sucesso do projeto.
A melhor (e pior) coisa é que comunicação se melhora através de prática. A dica que fica é: anote sempre as que deram certo e as que não deram em cada projeto, para desenvolver o seu próprio portfólio de comunicação.
Boa sorte e até a próxima!