Após termos uma visão macro das fases do projeto (Fases de um Projeto) que tal voltarmos a fase de planejamento e falarmos um pouco sobre cu$to$?!
Seguindo a linha de todas as etapas anteriores de planejamento, nesta, o principal objetivo é escolher uma abordagem (o como) vamos fazer o gerenciamento de custos do projeto.
Primeiramente precisamos estimar os custos, aqui podemos reutilizar alguma das técnicas da estimativa de tempo que falamos no gerenciamento do cronograma:
- Análoga
- Paramétrica
- 3 pontos
também precisamos levar em conta duas reservas de custo do projeto, a de contingência e a gerencial.
- Reserva de contingência: nada mais é do que uma reserva de capital, que deve fazer parte do planejamento orçamentário, que é baseada em riscos possíveis e mensuráveis que podem/vão ocorrer no seu projeto.
- Reserva gerencial: é uma reserva monetária, além da de contingência para eventuais “surpresas” que podem acontecer no seu projeto (aqui vai depender da disponibilidade de caixa para o projeto mas gira em torno de 10-20% da linha de base)
Com os custos estimados devemos determinar o orçamento do projeto. Isto deve ser feito do micro para o macro, ou seja, primeiro faça a estimativa dos custos das atividades, depois juntando cada atividade em pacotes de trabalhos você chega na estimativa dos custos dos pacotes de trabalho e assim sucessivamente, abaixo a escadinha do sucesso:
- Estimativa do custo das atividades
- Estimativas dos custos dos pacotes de trabalho
- Estimativa das contas de controle
- Estimativas do projeto
- Reserva de contingência
- Linha de base de custos do projeto
- Reserva de gerenciamento
- Orçamento do projeto
Aqui vale uma pausa para ressaltar 3 coisas:
- veja que a reserva de contingência é feita com base nos riscos que você já sabe e prevê com bases nas atividades mapeadas.
- A linha de base de custos do projeto não contempla a reserva de gerenciamento (isso é importante!).
- por fim o orçamento total do projeto é composto pela linha de base de custos + a reserva de gerenciamento.
Agora precisamos planejar como vamos controlar os custos do projeto, e para isso temos alguns métodos (pra variar um pouco =D)
Mas antes… abaixo temos as variáveis que são utilizadas para fazer esse controle, são elas:
- ONT: orçamento no término do projeto
- VP: valor que deveria ser gasto até a data em análise
- VA: é o valor do trabalho feito até a data em análise (matematicamente é a multiplicação do percentual de completude pelo custo da atividade)
- CR: quanto de fato já foi desembolsado até o momento
Sabendo as variáveis que vamos utilizar a primeira coisa que podemos fazer para controlar os custos é o gerenciamento do valor agregado que foca na relação entre o que está sendo gasto e o que está sendo produzido.
– VPR (variação dos prazos): VA-VP (Se negativo RUIM)
– VC (variação de custos): VA – CR (Se positivo BOM)
Também podemos controlar o desempenho do projeto, pra isso utilizamos os índices de desempenho. São eles:
– IDP (índice de desempenho para prazo): VA/VP (Se maior ou igual a 1 é considerado BOM, diferente disso RUIM)
– IDC (índice de desempenho de custo): VA/CR (Se maior ou igual a 1 é considerado BOM, diferente disso RUIM)
Ficou confuso?
Vamos fazer um exemplo para tentar ajudar a esclarecer… Imagine que seu projeto é a construção de um muro de 10m. Cada metro de construção você consome 1 tijolo (sim é um tijolo beem grande) e cada tijolo custo 1000,00 reais (e caro). Sua capacidade de execução é de 1 tijolo por dia.
Imagine que hoje é o dia 5 da sua obra e até então esse é o status:
dia 1 = 100% (ou seja você construiu 1 metro com 1 tijolo)
dia 2 = 100%
dia 3 = 100%
dia 4 = 100%
dia 5 = 0%
e até agora (dia 5) você gastou R$3500,00.
Como está sem projeto em termos de valor agregado e desempenho?
primeiro vamos coletar os dados do nosso projeto para popular nossas variáveis, okay?!
1 ONT = 10*1000,00 = 10000,00 (10 dias ,10 tijolos, 1 tijolo por dia, R$1000,00 por dia)
2 VP = 5*1000,00 = 5000,00 (5 dias e cada dia gasto R$1000,00, deveria ter gasto então até o quinto dia R$5000,00)
3 VA = 4*100% + 1&0% = R$4000,00 (lembre que aqui é o valor do trabalho que executou e no quinto dia sua produção foi de nada….)
4 CR = R$3500 (informação dada na suposição)
Análise dos indicadores de valor agregado:
VPR = VA-VP = 4000 – 5000 = -1000 (lembre-se negativo ruim)
VC = VA-CR = 4000-3500 = 500 (lembre-se positivo bom)
Aqui a análise mostra em em termos de valor agregado estamos atrasados (VPR<0) e gastamos menos do que o esperado (VC>0)
Olhando agora a análise de desempenho, podemos ver que:
IDP = VA/VP = 4000/5000 = 0,8 (RUIM)
IDC = VA/CR = 4000/3500 = 1,14 (BOM)
Conseguimos concluir que estamos com 20% de atraso no prazo programado (0,8) e 14% melhor nos gastos até o momento (1,14).
Ficou mais fácil de entender?
Espero que sim!!!!
No próximo post vamos fechar o planejamento de custos falando sobre o último método de controlar os custos que é o método para estimar o que irá acontece no futuro do projeto!
Quer prever o futuro também? Então não perde o próximo post =)